ปัจจุบันรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลหนังสือราชการส่วนใหญ่ภายในโรงเรียนอนุบาลเชียงใหม่อยู่ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร ซึ่งมีเป็นจำนวนมากทำให้ยากต่อการจัดการ และต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้เมื่อมีความต้องการใช้งานหนังสือราชการก็ยากต่อการค้นหา
         ด้วยเหตุนี้ฝ่ายพัฒนาระบบสารสนเทศจึงได้จัดทำระบบงานหนังสือราชการ e-Document ขึ้นเป็นระบบจัดการหนังสือราชการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บ การสืบค้น และการทำสำเนา หนังสือราชการต่างๆ ทั้งหนังสือภายนอก และคำสั่งภายใน โดยใช้ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดเก็บเอกสารง่ายและรวดเร็ว ลดการใช้กระดาษ ไม่เสี่ยงต่อการสูญหาย หรือถูกทำลายตามธรรมชาติ